1. Organisatie ontwikkeling 'Werken voor bestuur en stad'   

Beleidsdoel 2020-2023

Activiteiten 2020

1.1. Opgavengericht werken:  De opgaven zoals die in het coalitie akkoord zijn verwoord, staan centraal in onze aanpak. Wij werken in samenhang, met partners in de stad aan deze vraagstukken. Daarbij organiseren we flexibiliteit en slagkracht.

Resultaatgericht werken met gebruik van 'agile' tools. Ook de aansturing van de opgaven gaan we steeds meer op een samenhangende en 'agile' manier inrichten, zowel op bestuurlijk (college) als ambtelijk (management) niveau.
Talentgericht bemensen van 'dedicated' opgaventeams.
Gebiedsgericht werken doorontwikkelen en koppelen aan de gemeentebrede opgaven, o.a. duurzame en groeiende stad.

1.2. Klantgericht werken en digitalisering: het optimaliseren van de klantervaring en het lean organiseren van onze werkprocessen. We streven ernaar dat onze bedrijfsvoering volledig digitaal is in 2020 (papierloos).

NB. Zie ook: programma 1 voor meer doelen op het thema “Omgevingswet” en programma 4 op het thema “Dienstverlening” .

Het verbeteren van onze dienstverlening via de 'klantreisbenadering' en door het stimuleren van permanente verbeterstructuren binnen onze klantteams.
Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering en (deels) ook onze dienstverlening, met oog voor privacy en bescherming van data.
Het 'Omgevingswet' proof maken (in de aanloop tot 2021) van onze werkwijzen en bedrijfsprocessen (omgevingsvisie, omgevingsplan, omgevingsvergunning) en het aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).

1.3. Een toekomstbestendig stadhuis

Komen tot een bestuurlijk besluit over het stadhuis/huis van de stad.
Daarnaast onderzoeken we wat er voor nodig is om in de tussentijd goed in het huidige stadhuis te kunnen blijven werken.

1.4. Aantrekkelijk en inclusief werkgever én een toekomstbestendig personeelsbestand

Via onder andere strategische personeelsplanning, vernieuwing van ons (talentgerichte) personeelsbeleid en moderne arbeidsmarktcommunicatie werken we aan aantrekkelijk werkgeverschap, maar bovenal aan een toekomstbestendig en wendbaar personeelsbestand.
Daarnaast werken we aan een diverse organisatie langs de pijlers “veiligheid, bewustwording, ontmoeting en zichtbaarheid”. Ook het creëren van garantiebanen en begeleiden van deze mensen past binnen onze doelstellingen. Daar zetten we verder op in.

2. Informatievoorziening

Beleidsdoel 2020-2023

Activiteiten 2020

2.1 Maximaal digitaal en duurzaam

Het digitaliseren van onze (primaire) werkprocessen gaat onverminderd door. Onder andere in het project Amersfoort Digitaal 2020 (AD2020). We zorgen ervoor dat de gedigitaliseerde documenten ook duurzaam bewaard en beschikbaar gesteld kunnen worden, zowel intern als extern. Daarnaast digitaliseren we nu ook het interne proces. Hierdoor maken we een efficiëntieslag, voldoen we aan onze wettelijke en maatschappelijke verplichtingen en sluit de binnenwereld beter aan op de buitenwereld.

2.2 Stabiel en veilig fundament

In 2020 ligt de focus op de verdere doorontwikkeling van het fundament zodat die up to date blijft en aansluit bij de behoeften. We omarmen de verschillende landelijke initiatieven zoals Gemeentelijke Gemeenschappelijk Infrastructuur Veilig (GGI-veilig) en Gemeentelijke Telecommunicatie (GT). We gaan een nieuwe versie van MS Office gebruiken en zorgen we voor een continue vernieuwing van de werkplek.
We gaan werken volgens de richtlijnen van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) na het overgangsjaar 2019. Verder hanteren we een vernieuwde werkwijze voor risicomanagement waarbij een integrale informatievoorziening wordt gerealiseerd voor toezichthouders zoals de Concern Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de gemeentearchivaris.

2.3 Waarde gedreven datamanagement

Data gedreven werken wordt steeds belangrijker als beleidsinstrument. Daarom gaan wij in 2020 ons data team verder versterken en werken we nauw samen met Onderzoek en Statistiek. Daarnaast richten we ons op verdere professionalisering van het vakgebied.
We hanteren een praktische insteek en een domein gerichte focus met speciale aandacht voor het sociaal domein. Voor de overige domeinen volgen we de landelijke initiatieven en zoeken we naar makkelijk toepasbare oplossingen.

3. Informatiebeheer en archieven

Beleidsdoel 2020-2023

Activiteiten 2020

3.1. Archiefbeheer: conform de eisen die de Archiefwet stelt.

* Het archiveren van alle relevante informatie; nu nog voor een groot deel fysiek maar geleidelijk steeds meer digitaal; streven is om in 2020 zaakgericht te gaan werken voor alle afdelingen en digitaal te archiveren.
* Het opruimen en overbrengen van oude papieren archiefbestanden wordt voortgezet (Project Schoon Schip).

3.2. Digitale dienstverlening: het optimaliseren van de dienstverlening aan de burger.

* Het digitaliseren en  backscannen van bouwdossiers. Medio 2020 wordt dit afgerond.

3.3. E-depot: voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven en beeldmateriaal.

* Het maken van eenduidige afspraken over de opzet, ook met regio-gemeenten.
* Het realiseren van technische voorzieningen om de duurzame opslag mogelijk te maken.

4. Governance en compliance

Beleidsdoel

Activiteiten 2020

4.1. We bouwen verder aan een integrale juridische kwaliteit

• We verbeteren de (juridische) kwaliteit van onze besluiten en het beleid door een ‘serviceteam’ en feedback. Daardoor zijn besluiten en het beleid van de gemeente juridisch houdbaar.
• We werken samen met de concerncontrol en risicomanagement. We zijn betrokken bij de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording.
• We meten periodiek de (juridische) kwaliteit van processen en producten.
• We actualiseren ons verzekeringsbeleid.

4.2. We (willen) leren van juridische incidenten en procedures.

• We organiseren een goede verbinding tussen beleid, uitvoering en juridische zaken.
• We evalueren het Raadsamendement Klachten en bezwaren sociaal domein en verbinden de uitkomsten met (voorstellen voor) de behandelwijze in het fysiek domein.
• We streven zoveel mogelijk klachten en bezwaren op te lossen door contact en communicatie.

4.3. We borgen de juridische kennis het bewustzijn

• We organiseren kennisbijeenkomsten en bieden deze pro-actief aan binnen de gehele organisatie.
• We werken aan het juridisch bewustzijn in de organisatie.

4.4. We zijn er niet alleen om het juridisch op orde te hebben. De jurist draagt bij aan de opgave van de organisatie.

• We activeren een systeem van juridische kwaliteit waardoor gestuurd wordt op de kwaliteit van de dienstverlening. We sluiten aan op de opgaven van de stad (inclusieve en duurzame stad),
• We maken de omslag van het bieden van oplossingen, naar het vergroten van het oplossend vermogen.
• We informeren bestuur en organisatie actief over nieuwe wetgeving (wetgevingskalender) en rechtelijke uitspraken met impact.
• We hebben een actieve rol in de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming.